Orbid NV Privacy Verklaring
De bescherming van uw persoonlijke gegevens is voor Orbid NV van het hoogste belang. In deze privacyverklaring beschrijven we welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van uw persoonlijke gegevens te garanderen conform de Belgische privacywetgeving en de Europese General Data Protection Regulation (GDPR). Met deze toelichting wensen we u duidelijk te informeren hoe we binnen Orbid NV zorg dragen voor uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 14 mei 2018. Rollen van Orbid NV Orbid NV is enerzijds verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoons gegevens in de verschillende processen en systemen die van toepassing of in gebruik zijn in Orbid NV. Anderzijds is Orbid NV ook als dienstenleverancier verwerker waarbij we mogelijks in aanraking komen met persoons gegevens van onze klanten die wij op hun vraag verwerken. Als verwerker wordt in aanvulling op de Orbid Care formule of losstaand, een verwerkingsovereenkomst voorzien conform de wetgeving die door beide partijen nagelezen en getekend dient te worden. Orbid NV zal zowel als verwerkingsverantwoordelijke en/of verwerker de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van de persoons gegevens. Als verwerker zullen we steeds bijstand verlenen aan de verwerkingsverantwoordelijke conform onze verwerkingsovereenkomst. Activiteiten van Orbid NV We onderscheiden twee bedrijfsmatige activiteitengroepen: Professionele dienstverlening (consultancy): dit omvat 95% van de activiteiten en bestrijkt verschillende domeinen zoals Software, IT, Strategie & Operations, HR. Om de privacyverklaring van Professionele dienstverlening (consultancy) te lezen: klik hier Werving & Selectie: Rekrutering: deze activiteit is specifiek gericht op rekrutering van kandidaten voor onze klanten/prospecten en omvat een minderheid van onze activiteiten maar dient uiteraard te voldoen aan de richtlijnen voorgeschreven door de sector. Kennisevents: Naast rekrutering beschik je tevens over de mogelijkheid om deel te nemen aan kennisevents teneinde uw slaagkansen bij het vinden van een passende arbeidsplaats te versterken of uw carrière verder uit te bouwen. Orbid NV is lid van Federgon die overkoepelend is voor de Werving & Selectie bureaus en volgt ook de richtlijnen die voorgesteld worden binnen deze sector Social media Orbid NV beschikt over een bedrijfspagina op o.a. LinkedIn, Facebook, instagram en Twitter om u te informeren over onze diensten, actuele topics, events, werken bij Orbid NV, enz. U bent vrij om Orbid NV wel of niet te volgen via deze social media. Nieuwsbrieven Orbid NV gebruikt eveneens regelmatig nieuwsbrieven om u als klant in een B2B context te informeren, deze informatie is afgestemd en gebaseerd op uw functie/rol binnen uw bedrijf met als grondslag het gerechtvaardigd belang van onze onderneming. Indien u via onze website inschrijft voor de nieuwsbrief omdat u interesse hebt in de activiteiten van Orbid NV (en nog geen klant bent) geeft u uw toestemming aan Orbid NV om uw contactgegevens (zie verder) op te nemen in onze database en kunnen deze verder aangewend worden voor activiteiten onder dezelfde grondslag. Bij elke nieuwsbrief heeft u de mogelijkheid om u hierop uit te schrijven via een “unsubscribe-button”, in dat geval ontvangt u geen verdere nieuwsbrieven. Uw contactgegevens blijven wel nog bewaard binnen onze CRM-toepassing zodat we nog steeds andere diensten kunnen blijven verzorgen. Indien u dit niet wenst dan kan u ons dit laten weten via de contact informatie verder vermeld in deze verklaring. Website & Cookiebeleid Orbid NV beschikt over een website om u te informeren over onze diensten, actuele topics, events enz. 1. Wat zijn cookies? Orbid NV gebruikt op haar website(s) cookies en vergelijkbare technologieën (gezamenlijk “cookies” genoemd). Cookies zijn kleine informatiebestanden die op uw computer of toestel worden opgeslagen wanneer u onze website(s) bezoekt en die meestal worden gebruikt om het gebruiksgemak van websites en apps te optimaliseren. Er bestaan verschillende soorten cookies, onderverdeeld naar oorsprong, functie en levensduur. Orbid NV gebruikt cookies om: Het gebruik en de functionaliteiten van haar websites en apps te verbeteren; Te analyseren hoe gebruikers van onze websites en apps gebruik maken en om statistieken op te stellen; en De gebruikers van onze websites en apps gepersonaliseerde informatie en advertenties te tonen. Zo kan je bijvoorbeeld als bezoeker van onze websites worden geïdentificeerd bij een volgend bezoek en kunnen wij het gebruiksgemak vergroten door onze websites beter af te stemmen op je wensen en voorkeuren. Cookies kunnen ook gebruikt worden om de inhoud of publiciteit van een website persoonlijker te maken. Cookies kunnen zowel door Orbid NV als door andere partijen geplaatst worden. Wanneer wij derden toelaten op onze websites cookies te plaatsen, dan moeten deze partijen contractueel een veilige verbinding garanderen waarover de gegevens worden uitgewisseld. 2. Welke soorten cookies gebruiken we? Noodzakelijke cookies: deze cookies zorgen ervoor dat je door onze websites en apps kan navigeren en de functionaliteiten kan gebruiken. Functionele cookies: dit type cookies maakt het functioneren van onze websites en apps makkelijker en zorgt voor een gepersonaliseerde surfervaring door bijvoorbeeld inlognamen, wachtwoorden en voorkeuren – zoals de taalinstelling – te onthouden. Performantie cookies: deze cookies verzamelen gegevens over het gebruik van onze websites en apps zoals het aantal bezoekers, welke populaire webpagina’s zijn en de tijd die gebruikers spenderen op een bepaalde webpagina. Op basis van het gedrag van onze gebruikers kunnen we onze websites en apps verbeteren en de gebruikservaring optimaliseren en personaliseren. Wij doen hiervoor ook een beroep op cookies van derden zoals: Google Analytics: zorgt voor het verzamelen van anonieme gegevens over het gebruik van onze website en het opstellen van bezoekersstatistieken. Meer info over hoe Google je gegevens gebruikt is te vinden op: https://www.google.com/intl/nl... . Hotjar: Orbid NV gebruikt het analysepakket Hotjar (https://www.hotjar.com) om inzicht te krijgen in hoe je als unieke, anonieme bezoeker real-time onze website gebruikt (muisklikken, muisbewegingen, scroll activiteit). Advertentiecookies: op basis van je surfgedrag, je demografische en je gebruikersgegevens kunnen wij onze advertenties efficiënter maken en beter afstemmen op je interesses en jou enkel gepersonaliseerde reclameboodschappen tonen. Met de cookies en hulpmiddelen van het advertentienetwerk van bijvoorbeeld Google (Google AdWords) kunnen we jou ook op de websites die deel uitmaken van die netwerken reclame tonen voor Orbid diensten waar je mogelijk interesse voor hebt. 3. Beheer van cookies Je kan op elk moment via de instellingen van je browser (meestal onder "Help" of "Internetopties") alle geïnstalleerde cookies uitschakelen of verwijderen van je computer of mobiel eindtoestel. Elk type browser heeft zijn eigen instellingen voor het beheren van cookies. De informatie kan je vinden op de website van de browser die je gebruikt. Meer algemene informatie over het beheren van cookies kan je vinden op http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/ . Daarnaast kan je op de website http://www.youronlinechoices.com/ kiezen van welke bedrijven je geen cookies meer wenst te ontvangen. Houd er rekening mee dat het veranderen van de instellingen ervoor kan zorgen dat de Orbid NV websites en andere websites niet goed meer functioneren. Hetzelfde geldt voor mobiele apps. Welke gegevens worden verzameld? “Algemene Identificatiegegevens” omvatten:
Bedrijf
Adresgegevens (Straat, nummer, postcode, gemeente/stad)
Naam
Voornaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Optioneel: Mobiel nummer
Aanvullend binnen Werving & Selectie:
Wij ontvangen en verwerken gegevens van sollicitanten. Wanneer zij via de job site persoonsgegevens invoeren en expliciet toestemming (jobs-website) verlenen voor het gebruik van hun persoonsgegevens, stelt het Orbid NV, moederbedrijf Ricoh Belgium en haar dochterondernemingen in staat om contact op te nemen met de betreffende persoon. De gegevens die verzameld worden omvatten de “Algemene Identificatiegegevens” aangevuld met extra informatie dewelke gewoonlijk op een Curriculum Vitae vermeld worden. Waarom verzamelen we uw gegevens? Alle persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor volgende doeleinden: Consultancy en Website Contactformulieren Deze gegevens hebben we nodig voor onze standaard bedrijfsvoering en uitoefenen van onze diensten. Conform de GDPR stemt dit overeen met “de noodzakelijkheid van de verwerking voor de uitvoering van de overeenkomst” en het “Gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke”. De algemene identificatie gegevens dienen onder andere voor: • Professionele contacten via telefoon, gsm, email enz. • Ondersteuning vanaf de Servicedesk/permanentie • Dienstverlening aan uw bedrijf en medewerkers • Nieuwsbrieven en informatie omtrent onze seminaries en kennisevents. Voor deze communicatie is er een opt-in/opt-out mogelijkheid • Verzorgen van opleidingen, coaching • Marketingactiviteiten Werving & Selectie: De persoonsgegevens beperken zich tot de gegevens nodig in de sector van rekruteringsbureaus om een passende job te kunnen vinden. De juridische grondslagen voor het doeleinde werving & selectie zijn de “toestemming”, “de noodzakelijkheid van de verwerking voor de uitvoering van de (toekomstige) overeenkomst” en desgevallend het “Gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke” . Binnen deze activiteit verzamelen we de algemene identificatie gegevens om onder meer: • Professionele contacten via telefoon, gsm, email. • Gesprekken en assessments in te plannen. • U in contact te brengen met openstaande vacatures en bedrijven. • Achteraf een opvolging/evaluatie te kunnen uitvoeren. Wij verzamelen uw Curriculum Vitae als basisinformatie document om ervoor te zorgen dat wij passende vacatures kunnen opzoeken en u eventueel uit kunnen nodigen voor een sollicitatiegesprek en daaropvolgende assessments. Hoe verzamelen wij uw gegevens? Consultancy Dit kan op verschillende wijzen gebeuren waaronder: • Persoonlijk/telefonisch/email contact • Contactformulieren op onze website • Contacten op seminaries en netwerkevents • Contacten via onze partners • Social media Werving & Selectie Dit kan eveneens op verschillende wijzen gebeuren waaronder: • Uw sollicitatie bij Orbid of zijn opdrachtgevers • Via contactformulieren op onze websites • Via vacature websites • Via jobbeurzen of events • Via social media
Hoelang worden uw gegevens bijgehouden? Consultancy Zolang de samenwerking bestaat en niet door een van beide partijen opgezegd werd, worden de persoonsgegevens bijgehouden. Na het beëindigen van de samenwerking worden de persoonsgegevens nog zeven jaar bijgehouden gelet op de wettelijke minimumbewaartermijnen voor boekhoudkundige en fiscale zaken. Als betrokkene kan u uitdrukkelijk vragen om deze reeds vroeger te verwijderen zonder dat echter de wettelijke bewaartermijnen geschonden worden.
Werving & Selectie In dit kader worden de gegevens ook bijgehouden zolang er mogelijks een vacature is die u kan interesseren. Wanneer u een passende betrekking gevonden heeft dan worden uw gegevens nog vijf jaar bijgehouden tenzij u expliciet vermeldt om deze termijn te verkorten of te verruimen. Overdracht aan derde partijen Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw gegevens aan personen of ondernemingen die geen deel uitmaken van Orbid NV. In het kader van een vacature kan uw kandidatuur wel voorgesteld worden aan potentiële werkgevers, dit gebeurt enkel na expliciete toestemming. Indien we gebruik maken van een externe verwerker, zullen we er altijd op toezien dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. De externe verwerker zal steeds contractueel verbonden zijn met Orbid. Zo zullen de verwerkers nooit op eigen initiatief uw persoonsgegevens mogen gebruiken. Minimale gegevensverwerking De persoonlijke gegevens die wij verzamelen zijn adequaat en relevant voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoons gegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij de persoons gegevens verwerken. Automatische verwerking & profilering Orbid doet geen profilering, tevens gebeurt er geen volledige automatische verwerking van uw persoonsgegevens. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens? Wij voorzien de nodige technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen. Orbid NV stelt alles in het werk om haar netwerk grondig te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang en om de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en de bedrijfsgegevens van haar klanten en/of leveranciers te beschermen. Orbid NV heeft de nodige maatregelen uitgewerkt conform ISO 27001/27002, daarnaast zijn er specifieke extra veiligheidsmaatregelen waaronder: • Encryptie van de harde schijven aanwezig in de laptops van onze medewerkers (Bitlocker). • Verplichte pincode voor smart devices. • Multi-factor authenticatie voor toegang tot technische informatie van onze klanten/leveranciers alsook onze Orbid Monitoring applicatie. • Regelmatige externe audits door een Ethical hacker. Organisatorisch beschikken we over een uitgewerkt informatieveiligheidsbeleid, bijhorend actieplan, een privacyverklaring en duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tevens zijn de nodige processen en procedures aanwezig om dit beleid optimaal uit te voeren en te volgen.
Wat zijn uw rechten en hoe kan u ze uitoefenen? Als betrokkene heeft u verschillende rechten, deze zijn opgesomd in de GDPR en omvatten o.a.
Recht op inzage persoonsgegevens
Recht op wijziging van persoonsgegevens
Recht op gegevenswissing
Recht op dataoverdracht
Recht van bezwaar
Recht op beperking van de verwerking
Deze rechten kunnen kosteloos uitgeoefend worden door een duidelijk verzoek in te dienen bij onze administratie. Hierin staat vermeld op welk recht u wenst beroep te doen met toelichting en hoe wij u kunnen contacteren. U kan dit melden via volgende kanalen: info@orbid.be https://www.orbid.be/nl/contacteer-ons
Contactgegevens Alle gegevens worden opgenomen in de bestanden van Orbid NV. Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor de naleving van ons informatie veiligheidsbeleid in al onze vestigingen. Verwerkingsverantwoordelijke: Orbid NV Merelbeke Axxes Business Park Guldensporenpark 29 – Blok C B-9820 Merelbeke Tel +32 9 272 99 11 info@orbid.be
Lokeren Industriepark E17/1 Zoomstraat 3 B-9160 Lokeren Tel +32 9 339 12 47 info@orbid.be
Geel Bedrijvencentrum Innotek Cipalstraat 3 2440 Geel Tel +32 14 57 41 01 info@orbid.be
Alle voorschriften zoals vroeger opgelegd door de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL) en momenteel door de Gegevensbeschermingsautoriteit worden door Orbid NV gevolgd. Als u het niet eens bent met de manier waarop Orbid NV uw gegevens verwerkt, kan u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit. Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Tel+32 (0)2 274 48 00 - Fax +32 (0)2 274 48 35 contact@apd-gba.be https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/
