Office Manager

Functieomschrijving

Wie zijn wij

140 experten van Orbid gaan elke dag met veel drive aan de slag om organisaties future proof te maken door hen te ondersteunen op het vlak van IT, software en HR. Het 6-koppige Finance & Admin team zorgt ervoor dat alle financiële, boekhoudkundige en administratieve processen gesmeerd lopen en staat zo mee in voor de verdere groei van Orbid.

Ter ondersteuning van het Finance & Admin team zoeken we een Office Manager. Als medewerker van Orbid kom je terecht in een gedreven organisatie met een open en no-nonsense aanpak waarbij je ruime groeikansen krijgt om jouw carrière verder te ontwikkelen.


Welke uitdaging bieden we jou

Als Office Manager sta je in voor een optimale werking van onze kantoren. Je onthaalt onze klanten, partners en sollicitanten met een glimlach en zorgt vanuit ons hoofdkantoor voor een fijne en veilige werkplek voor alle Orbid-collega’s in onze vestigingen in Merelbeke, Lokeren en Geel. Je neemt daarnaast de administratieve afhandeling van het wagenpark voor je rekening en ondersteunt de Finance collega’s bij diverse boekhoudkundige taken.


Een greep uit jouw takenpakket:

  • Je bemant het onthaal in Merelbeke, staat in voor telefonisch onthaal en beheert binnen- en buitengaande post.
  • Onze kantoorgebouwen zijn bij jou in goede handen: je volgt het onderhoud en beveiligingsprocedures van de gebouwen op en beheert onder meer het parkeerregistratiesysteem. Je beheert het economaat en plaatst tijdig de nodige bestellingen van koffie en andere dranken.
  • Je behoudt het overzicht in de gezamenlijke Finance mailbox en ondersteunt collega’s bij boekhoudkundige taken zoals het verwerken van aankoopfacturen en opvolgen van financiële verrichting of klantenboekhouding.
  • Het wagenpark wordt door jou administratief opgevolgd: je coördineert bestuurderswissels en expertises en volgt lopende leasecontracten op. Je zorgt voor de nodige tankkaarten en laadpassen en handelt schades en boetes af.

Deze functie is parttime mogelijk.

Functievereisten

Waarmee versterk je ons team?

  • Je beschikt over relevante ervaring als management assistent of office manager en kan vlot met de courante Microsoft tools (Outlook, Excel, SharePoint) overweg.
  • Je spreekt vlot Nederlands. Een goede basis Frans en Engels is een plus.
  • Daarnaast heb je affiniteit met fleet en wil je je hierin verder verdiepen.
  • Met je sterke proactieve ingesteldheid en je organisatietalent maak je werken op kantoor een plezier voor alle collega’s.
  • Tot slot ben je flexibel en hands-on en hou je ervan om initiatief te nemen.

Grow With Us! 

Bij Orbid vinden we het belangrijk dat je groeit in je job én als persoon. We doen er alles aan zodat jij je thuis voelt bij ons. Elke Orbid-medewerker staat achter het vierletterwoord ‘GROW’: Goesting, Resultaatgericht, Open & Eerlijk en Werken in team. Deze waarden zijn de kern van onze bedrijfscultuur. We werken op een open en constructieve manier samen met collega’s en klanten, en geven alle kansen aan initiatieven van medewerkers. Zo kan je samen met je carrièrecoach groeien en bouwen aan jouw loopbaan bij Orbid.

In ruil voor de verantwoordelijkheid die je opneemt, kan je rekenen op onze waardering en een sterk verloningspakket (smartphone, laptop en internetabonnement, maaltijdcheques en verzekeringen, collectieve loonbonus volgens prestaties, thuiswerkmogelijkheden, verlof- en ADV dagen pro rata tewerkstelling). Er zijn tal van momenten om bij te praten met collega’s, van Orbid teammeetings tot een gezellige drink in onze bar op vrijdag.